Cuando se trata de papeles, informes, documentos, etc., el orden es una necesidad. Y ya no hablamos exclusivamente de elementos físicos, sino también en el entorno digital, donde perder de vista cualquier archivo es tremendamente fácil. ¿Te preocupas de que la gestión de tus documentos esté cuidada? ¿Conoces las consecuencias de lo contrario? 

Piensa en la cantidad de documentación e información que generas en un día normal en la oficina. ¿Conoces el valor de esos datos? ¿Lo suficiente como para guardarlos donde y como corresponde cuando sabes que ya no los vas a necesitar… pero debes conservarlos durante un periodo determinado?

¿Cuáles son las consecuencias de una mala gestión documental?

Las consecuencias de no contar con un plan de gestión documental puede tener terribles consecuencias para la empresa que los gestiona (o, en este caso, que no los gestiona).

  • Pérdida de tiempo: si no sabes dónde está algo, puedes perder la cabeza buscándolo, y además los procesos en la oficina se vuelven mucho más lentos
  • Ineficacia: destrucción de documentos, desorganización, procesos mucho más lentos… y esto suele desembocar en una baja calidad a la hora de atender al cliente
  • Colapso: al no gestionar debidamente los documentos, es probable que dupliques documentos que ya tienes, lo cual no favorece ni al espacio a la hora de guardar ni a la optimización del tiempo que buscamos a la hora de acudir a esos documentos de ser necesario
  • Falta de seguridad: sin los sistemas y protocolos adecuados, los datos y documentos en tu empresa no estarán protegidos como es debido, y sería un entorno mucho más propicio para brechas de seguridad o similares

Pero además de todo esto, también está el factor Protección de Datos, porque existe la posibilidad de que nos enfrentemos a inclumplimientos normativos derivados de esta mala gestión documental.

¿Por qué debes mantener el control sobre tus documentos?

Al mantener tus documentos bien organizados, aumentarás la productividad de tu día a día, y ¿sabes cuáles son las consecuencias directas de esto? Más nivel competitivo para ti, más ahorro económico y mucho más tiempo para que puedas invertirlo en mejorar tu relación con los clientes o pensando en el próximo movimiento estratégico de tu marca.

Además, se reducen considerablemente las posibilidades de que se pierdan documentos importantes, por lo que la seguridad en cuestión de Protección de Datos también será mayor.

La organización aumenta, además, la eficacia, ya que siempre sabrás a dónde acudir para dar con un documento u otro.

Ten tus datos a buen recaudo, ya que es una parte primordial en la Protección de Datos de tu empresa. Si no sabes cómo hacerlo, ponte en contacto con nosotros; te asesoraremos de la mejor manera.